Semiramis Research and Service Unit (SeReS Unit) Finanzbezogene operative Informationssysteme an Universitäten -Konzeption und Implementierung am Beispiel der TU Wien
Autor: Martina Pöll, Technische Universität Wien Abstract
Mit dem Inkrafttreten des UG 2002 wurden Österreichs Universitäten in juristische Personen des öffentlichen Rechts mit voller Rechts- und Geschäftsfähigkeit umgewandelt. Durch die Dezentralisierung der Entscheidungsbefugnisse, die Erweiterung des Handlungsspielraums und durch den Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente soll die Effektivität und Leistungsfähigkeit der Universitäten gesteigert werden. Zur gezielten Steuerung und Kontrolle ist eine Universitätsführung nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen unumgänglich. Eine wichtige Rolle nimmt dabei das Controlling ein, welches eine verbesserte Informationsversorgung sowie ein effektiveres, effizienteres, wirtschaftlicheres und transparenteres Handeln der Universität unterstützen soll. Im UG 2002 wird zwar der Begriff Controlling nicht explizit erwähnt, es werden aber an mehreren Stellen typische Controlling-Begriffe wie Steuerung, Leistungsvereinbarung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Berichtswesen angesprochen. An dem zuletzt genannten Punkt – dem einzurichtenden Berichtswesen – setzt die vorliegende Arbeit an. Durch die im Zuge der Implementierung des UG 2002 beschlossene Einführung von SAP R/3® an allen österreichischen Universitäten, werden finanzbezogene Daten zum überwiegenden Teil in diesem System abgebildet. Durch die erst vor relativ kurzer Zeit erfolgte Implementierung von SAP R/3® sind bislang jedoch vielfach nur Rahmenbedingungen für das universitäre finanzbezogene Berichtswesen abgesteckt worden. Zu Beginn der vorliegenden Arbeit wird das führungstheoretische Konzept des Controllings dargestellt. Das Herzstück bildet das Informationssystem, welches die benötigen Informationen erfasst, speichert, in benutzerorientierter Form aufbereitet und den Entscheidungsträgern zur Verfügung stellt. Zur Einführung in die Thematik der Informationssysteme selbst, werden der Informationsbegriff definiert sowie Entwicklungs- und Ausprägungsstufen von Informationssystemen dargestellt. Die Beantwortung der gestellten Forschungsfragen 1. Durch welche Form der Informationsbedarfsanalyse kann der objektive als auch subjektive Informationsbedarf der internen universitären Anspruchsgruppen bestmöglich eruiert werden, um darauf aufbauend ein benutzerorientiertes Berichtswesen zu etablieren? 2. Welchen Anforderungen muss ein finanzbezogenes universitäres Informationssystem entsprechen und welche Informationen muss es im Folgenden bereitstellen um für universitäre Entscheidungen einsetzbar zu sein? erfolgt sowohl durch eine umfassende Auseinandersetzung mit der Literatur als auch durch eine empirische Untersuchung an der Technischen Universität Wien. Im Zuge der Beantwortung der ersten Forschungsfrage werden die in der Literatur angeführten Methoden zur Informationsbedarfsanalyse aufbereitet sowie darauf aufbauend eine Methodenevaluation durchgeführt. Gestützt auf den gewonnenen Erkenntnissen wird der Befragung als bestmögliches Verfahren zur Eruierung des Informationsbedarfs der universitären Anspruchsgruppen der Vorrang gegeben. Im Rahmen der empirischen Untersuchung an der TU Wien erfolgt daher eine Befragung der einzelnen internen Anspruchsgruppen nach ihren Informationsbedarfen. Bei der Behandlung der zweiten Forschungsfrage erfolgt eine umfassende theoretische Auseinandersetzung mit dem Thema des Berichtswesens. Im Zuge der empirischen Studie wird an der TU Wien ein benutzerorientiertes finanzbezogenes Informationssystem konzipiert und im zweiten Schritt implementiert. Zur speziellen Unterstützung der universitären Anspruchsgruppen sowie im Sinne eines empfängerorientierten Berichtswesens werden zuletzt ein Berichtshandbuch erstellt sowie umfangreiche anspruchsgruppenspezifische Schulungen durchgeführt. Durch diese Abrundung des umfangreichen Informationsversorgungsprozesses wird ein erster wichtiger Schritt in Richtung eines bedarfsgerechten und empfängerorientierten finanzbezogenen Informationssystems an der Technischen Universität Wien gesetzt. Das nunmehr implementierte finanzbezogene Informationssystem ist jedoch vorwiegend auf operative Zwecksetzungen hin ausgerichtet und stellt daher nur die Basis dar. Um in Zukunft an der Universität gezielt Steuerungsmaßnahmen setzen zu können, ist jedoch in einem weiteren Schritt eine taktische bzw. strategische Ausrichtung des universitären finanzbezogenen Informationssystems unumgänglich. Vollständige Arbeit: martina_poll.pdf | 
